누구나 생산적으로 일하기를 원합니다. 비 생산적인 방법을 선호하는 사람은 없습니다. 그런데, 몇가지 방법론을 알지 못하면, 비 효율적으로 일하게 되기도 합니다. 어쩌면 자신의 편견일 수도 있고, 자신의 감정이나 감각에만 충실해서 더 효율적인 방법을 놓치는 것일 수도 있습니다.
생산적으로 일하는 것이란 무엇일까요?
단순히 더 많은 일을 처리하는 게 아니라, 같은 시간을 쓰더라도 뇌와 에너지를 덜 소모하면서 높은 성과를 만들어내는 것입니다. 오늘은 그 방법 중 업무 방식의 구조를 바꾸는 두 팁을 소개할까 합니다.
Polling이 아닌 Push 환경으로 일하기
사람들이 가장 쉽게 낭비하는 시간은 “계속 확인하는 시간” 혹은 “기다리는 시간”입니다. 예를 들어, 누군가와 회의 일정을 조율한다고 가정해 보겠습니다.
보통은 이렇게 합니다.
- 내가 가능한 시간을 정리해서 보내고,
- 상대가 확인 후 다시 답변을 주고,
- 또 내가 확인해서 다시 답을 보내고…
이 과정이 반복되면 사실상 “polling(폴링)”을 하는 셈입니다. 즉, 내가 계속 새로고침하듯 확인하고 대응해야 하는 구조이죠.
해결책은 push 구조로 바꾸는 것입니다.
- 내가 가능한 일정을 미리 공유합니다.
- 상대방이 그 안에서 선택하고, 확정된 일정이 내 캘린더로 바로 push됩니다.
이렇게 하면 매번 내가 확인할 필요가 없어지고, 불필요한 뇌 자원을 쓰지 않게 됩니다. 실제로 구글 캘린더 같은 도구에서 일정 공유 기능을 활용하면 이런 push 환경을 손쉽게 만들 수 있습니다.
일정의 fire and forget 과 비슷한 개념입니다. 반드시 내가 시작한 업무가 목적을 달성해서 도달한다는 신뢰가 있어야 합니다. 만약 사람과의 약속이나 협업의 경우에는 기본적으로 상대방이 계속 놓치는 사람이라면, 이런 시스템이 동작하기 쉽지 않습니다. 이럴때는 일정을 정하고, 리마인더를 셋업한 후 잊어버리면 됩니다.
요즘에는 슬랙 메신저를 많이 사용하는데, 리마인드 기능이 있어서 손쉽게 사용할 수 있습니다. Async와의 유사성도 있는데, polling과 push의 차이는 내가 매번 확인하지 않는 환경을 만드는 것입니다.
Sync가 아닌 Async로 일하기
또 하나의 비효율은 모든 일을 동기적(sync)으로 처리하려는 습관입니다. 상대방이 답을 주기 전까지 기다리고, 내가 즉시 반응하지 않으면 일이 멈춘다고 느끼는 방식입니다.
심지어, 이런 방식이 옳지 않다고 웹 사이트를 만든 분도 있습니다. (No Hello 라는 사이트입니다. hello, hi 만 보내지 말라는 거죠.)
그러나 실제로는 많은 업무가 비동기(async)로 처리해도 전혀 문제 되지 않습니다. 단, 여기에는 한 가지 주의할 점이 있습니다.
핵심: Switching Overhead 줄이기
사람의 뇌는 한 번에 많은 것을 기억하지 못합니다. 여러 일을 왔다 갔다 하면 ‘작업 전환 비용(switching overhead)’이 커지고, 심하면 작업 기억(working memory) overflow가 일어나 집중력이 크게 떨어집니다.
이를 줄이려면 뇌가 아니라 외부 기억장치를 활용하는 것이 좋습니다.
- 제3자의 입장에서 정리된 문서
- 팀에서 공유하는 업무 시스템(예: Jira, Notion, Trello 등)
이런 시스템에 내 업무 상황을 기록하고, 다시 돌아왔을 때 바로 이어갈 수 있도록 환경을 만드는 것이 중요합니다.
또한 기본적으로 비동기 방식을 전제하고 업무를 하면 서로 편하게 일을 할 수 있습니다. 만약 매우 민감한 사안이고 상대방의 비언어적 표현이 중요하다면, 전화로 해야하고, 그 보다 더 중요하다면, 대면으로 하는 것이 좋습니다. Sync가 만능은 아니지만, 모든 것을 Sync로 처리하려고 한다면, 24시간도 모자랍니다.
마무리
생산성을 높이는 건 “더 열심히”가 아니라 업무 환경을 구조적으로 바꾸는 것에서 시작됩니다. (기계는 1초도 멈추지 않도록 만들면 생산성이 높아질 수 있겠지만 사람은 아닙니다.)
- 확인하지 않아도 되는 Push 환경
- 기다리지 않고 흘러가는 Async 구조
이 두 가지만 잘 설계해도, 같은 업무를 훨씬 가볍고 효율적으로 해낼 수 있습니다.
오늘부터 회의 일정 잡기나 프로젝트 진행 방식, 소통방식에서 작은 변화를 시도해 보세요. 생각보다 큰 차이를 경험하실 수 있을 겁니다.
